Politică de Confidențialitate

1Operatorul de date cu caracter personal

Flomed San SRL, cu sediul social la Comuna Blejoi, sat Ploiestiori, Prahova, România, înregistrată la Registrul Comerțului cu nr. J29/3340/2008, CUI RO24844953, tel. 0773 883 044, email office@fms-it.ro, este operatorul datelor cu caracter personal colectate prin intermediul site-ului fms-it.ro și în cadrul activității de prestare a serviciilor IT.

Flomed San SRL activează totodată ca Responsabil cu Protecția Datelor (DPO) extern pentru companii terțe. Prezenta politică se referă exclusiv la datele prelucrate în calitate de operator pentru propria activitate.

2Datele cu caracter personal colectate

Flomed San SRL colectează datele cu caracter personal în mod direct (prin formularul de contact de pe site, email, telefon, contract) și indirect (prin cookies și instrumente de analiză web). Categoriile de date colectate sunt:

2.1 Date furnizate direct de utilizatori

• Date de identificare: nume și prenume, denumire companie;
• Date de contact: adresă de email, număr de telefon, adresă sediu;
• Date contractuale: CUI/CIF, nr. Registrul Comerțului, date bancare pentru facturare;
• Conținut comunicărilor: mesajele transmise prin formularul de contact sau email.

2.2 Date colectate automat

• Date tehnice: adresă IP, tip browser, sistem de operare, rezoluție ecran;
• Date de navigare: paginile vizitate pe fms-it.ro, durata sesiunii, sursa de trafic;
• Cookies: detaliate în secțiunea 9 din prezenta politică.

2.3 Date colectate în contextul prestării serviciilor

• Date tehnice despre infrastructura IT a Clientului (necesare prestării serviciilor);
• Date de acces la sisteme (credențiale, în condițiile unui acord de confidențialitate);
• Date ale angajaților Clientului, exclusiv în scopul prestării serviciilor GDPR/DPO sau helpdesk.

3Scopurile prelucrării

4Temeiul legal al prelucrării

Prelucrăm datele dvs. cu caracter personal în baza unuia sau mai multor temeiuri legale prevăzute de Art. 6 din Regulamentul (UE) 2016/679:

• Art. 6 alin. (1) lit. a) — Consimțământ: pentru comunicări de marketing și cookies neesențiale;
• Art. 6 alin. (1) lit. b) — Executarea unui contract: pentru prestarea serviciilor IT și gestionarea relației contractuale;
• Art. 6 alin. (1) lit. c) — Obligație legală: pentru arhivarea documentelor contabile (Legea contabilității nr. 82/1991) și raportări fiscale;
• Art. 6 alin. (1) lit. f) — Interes legitim: pentru răspunsul la solicitări de informații, securitatea sistemelor și analiza performanței site-ului.

5Durata stocării datelor

Stocăm datele cu caracter personal numai atât timp cât este necesar scopului pentru care au fost colectate, sau cât impune legislația:

• Date contractuale și financiare: 10 ani de la data documentului, conform Legii contabilității;
• Date din formularul de contact (fără contract ulterior): maxim 12 luni de la ultima interacțiune;
• Date din contracte active: pe durata contractului + 3 ani după încetare;
• Date de navigare și cookies de analiză: maxim 26 de luni;
• Date pentru comunicări de marketing: până la retragerea consimțământului.

La expirarea perioadei de stocare, datele sunt șterse sau anonimizate în mod securizat.

6Destinatarii datelor

Datele cu caracter personal pot fi transmise, în limita strictă a necesității, următoarelor categorii de destinatari:

• Furnizori de servicii IT: platforme de email, hosting, backup cloud — cu care avem încheiate contracte de prelucrare a datelor (DPA) și care procesează datele exclusiv în numele nostru;
• Autorități publice: ANAF, ANPC, instanțe judecătorești — exclusiv când suntem obligați prin lege;
• Contabili / auditori: pentru îndeplinirea obligațiilor contabile și fiscale;
• Sub-contractori tehnici: în cazuri excepționale, cu acordul prealabil al Clientului și cu obligații de confidențialitate similare.

Nu vindem, nu închiriem și nu cedăm datele dvs. cu caracter personal unor terțe părți în scopuri comerciale proprii.

7Transferuri internaționale de date

Ca regulă generală, datele dvs. cu caracter personal sunt prelucrate și stocate pe teritoriul Uniunii Europene.

În situațiile în care utilizăm servicii cloud (ex. Microsoft 365, Google Workspace), datele pot fi transferate în afara SEE. În aceste cazuri, ne asigurăm că transferul se realizează cu garanții adecvate, conform Art. 46 GDPR:

• Clauze contractuale standard (SCC) aprobate de Comisia Europeană;
• Decizia de adecvare a Comisiei Europene privind țara destinatară (acolo unde există);
• Certificări recunoscute (ex. EU-US Data Privacy Framework).

Puteți solicita detalii despre garanțiile specifice aplicate contactând office@fms-it.ro.

8Drepturile persoanelor vizate

În conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679, beneficiați de următoarele drepturi cu privire la datele dvs. cu caracter personal:

9Cookies și tehnologii similare

Site-ul fms-it.ro poate utiliza cookies pentru a asigura funcționalitatea optimă și pentru a analiza traficul. Tipurile de cookies utilizate:

9.1 Cookies strict necesare

Esențiale pentru funcționarea site-ului (ex. sesiune, securitate). Nu pot fi dezactivate. Nu necesită consimțământ.

9.2 Cookies de performanță / analiză

Colectează informații anonime despre utilizarea site-ului (Google Analytics sau echivalent), pentru îmbunătățirea experienței de navigare. Necesită consimțământ.

9.3 Gestionarea preferințelor

La prima vizită pe site, vi se va prezenta un banner de cookies prin care vă puteți gestiona consimțământul. Puteți modifica preferințele oricând din browser (Setări → Confidențialitate → Cookies) sau contactând office@fms-it.ro.

10Securitatea datelor cu caracter personal

Flomed San SRL implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, divulgării, alterării sau distrugerii, inclusiv:

• Comunicații criptate prin protocol HTTPS (TLS 1.2+);
• Acces restricționat la datele cu caracter personal, pe baza principiului „need-to-know";
• Soluții de backup regulat și recuperare date;
• Proceduri de gestionare a incidentelor de securitate, inclusiv notificarea ANSPDCP în termen de 72 de ore (Art. 33 GDPR) și a persoanelor vizate (Art. 34 GDPR), acolo unde este cazul.

În pofida eforturilor depuse, nicio metodă de transmisie prin internet sau stocare electronică nu este 100% securizată. Dacă suspectați un incident de securitate care vă afectează datele, ne puteți notifica imediat la office@fms-it.ro.

11Date ale minorilor

Serviciile Flomed San SRL sunt destinate exclusiv persoanelor cu vârsta de minimum 18 ani sau companiilor. Nu colectăm în mod intenționat date cu caracter personal ale minorilor.

Dacă ați descoperit că un minor a furnizat date personale fără acordul părinților/tutorilor, vă rugăm să ne notificați imediat la office@fms-it.ro pentru ștergerea promptă a acestora.

12Modificarea politicii de confidențialitate

Flomed San SRL poate actualiza prezenta Politică de Confidențialitate periodic, pentru a reflecta modificările legislative sau operaționale. Data ultimei actualizări este indicată în antetul acestei pagini.

Vă recomandăm să consultați periodic această pagină. Continuarea utilizării site-ului după publicarea modificărilor constituie acceptul noii versiuni.

Pentru modificări semnificative care afectează drepturile dvs., vă vom notifica prin email (dacă deținem adresa dvs.) sau printr-un banner vizibil pe site.

13Contact și dreptul de a depune plângeri

Pentru orice întrebări, solicitări privind drepturile dvs. sau sesizări legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, ne puteți contacta:

13.1 Autoritatea națională de supraveghere

Dacă considerați că drepturile dvs. privind protecția datelor cu caracter personal au fost încălcate, aveți dreptul să depuneți o plângere la:

Depunerea unei plângeri la ANSPDCP nu vă limitează dreptul de a vă adresa instanțelor judecătorești competente.